Optimización del Proceso de Contratación: Fases Clave y Errores a Evitar en RRHH

3ª Fase: Evaluación de la Entrevista

Finalizada la entrevista, el entrevistador debe anotar las observaciones y detalles que no registró ante el entrevistado de manera sintética.

Idoneidad del Candidato

Para evaluar la idoneidad del candidato, se deben considerar los siguientes aspectos:

a) Aspecto físico: en el vestir, porte.
b) Educación y modales: aspectos sociales del comportamiento.
c) Reacción: a situaciones planteadas.
d) Sociabilidad: fluidez en la expresión, riqueza de vocabulario, modo de hablar.
e) Actitud: interés, aspiraciones.
f) Problemas personales: económicos.
g) Complejos psicológicos: dificultad para entender las preguntas.
h) Aprovechamiento: de los estudios, prácticas.
i) Experiencia profesional.
j) Sinceridad aparente.
k) Salud: energía, vitalidad.

Posibles Errores del Entrevistador

El entrevistador puede sentirse influenciado por condicionantes psicológicos que llevan a sentir una inclinación favorable o negativa por un candidato, debido al efecto que produce el aspecto del sujeto o el temor a no valorar con justicia.

Factores que aparecen en la entrevista por parte del entrevistador:

a) Efecto Halo: El sujeto destaca por una determinada característica, lo cual nos lleva a evaluar otras cualidades de forma positiva. Ciertas cualidades influyen en la impresión.
Efecto Horn: Cuando el aspecto de entrada es negativo, se tiende a descalificarlo.
b) Efecto Central: El responsable de calificar a los candidatos lo hace evaluándolos de forma parecida a todos en un intento de ser equitativo. No discrimina, lo cual no ayuda para determinar quién es el más válido.
c) Efecto Generosidad: Los entrevistadores se sienten inseguros por falta de experiencia o porque no conocen el puesto de trabajo a cubrir. Tienden a la generosidad en sus observaciones, convirtiéndose en una desventaja para el proceso de la entrevista. En su evaluación, no se señalan diferencias entre un candidato y otro, resultando todos iguales.
d) Efecto Contraste: Aquí se tiende a sobrevalorar al siguiente que mejorará a los anteriores.
e) Efecto Caballo de Batalla: El entrevistador, con una marcada preferencia hacia un tema, tenderá a convertirlo en el tema principal de la conversación, dejando otros temas de lado. Si el candidato se da cuenta, acabará siendo idóneo aunque realmente no lo sea.
f) Efecto Espejo: El entrevistador no muy experimentado busca en el candidato cualidades y conductas que son altamente apreciadas en él. Si las encuentra, le dará una evaluación positiva, pero puede ser lo contrario, creyendo que nadie es suficientemente bueno.

Emisión del Informe de la Entrevista

Es necesaria la emisión de un informe que detalle, al menos, las conclusiones a las que se ha llegado.

Elaboración del Informe Definitivo y Propuestas de Candidatos

Una vez terminada la entrevista y las pruebas, se comprobarán los informes, se estudiarán los documentos aportados, se analizarán las pruebas y se determinarán los candidatos más idóneos para el puesto a cubrir, de acuerdo con la información que habrá recibido el seleccionador. Al emitir el informe, se deberá concluir con un número reducido de candidatos (una terna). Si el servicio es de la empresa, se comentará el resultado del proceso a los responsables que hayan solicitado la cobertura de la plaza, acordando la fecha de entrevista para los finalistas por separado. Se les comunicará someterse a control médico, indicando día, hora y lugar. Los informes combinan imágenes de gráficos fáciles de comprender con la redacción de las conclusiones a las que se ha llegado. Los informes deben ser breves y claros.

Comprobación de Datos

Hay que comprobar antecedentes laborales, experiencia y títulos indicados en los formularios. Verificar el periodo de permanencia en cada empresa y causa de la baja, cargos desempeñados, razones de los traslados y relación con los superiores.

Examen Físico y de Salud

Se deben realizar al final del proceso y antes de la toma de decisión. Esta prueba indicará las posibilidades físicas y de salud del candidato. El reconocimiento médico prelaboral es en beneficio de los futuros empleados.

Finalidad del Examen Médico Prelaboral:

Idoneidad física del candidato para el puesto para ver su rendimiento óptimo, tener control y cumplir con las normas que obliga el reconocimiento antes de la incorporación laboral.
Comprobar el estado general de salud y las eventuales enfermedades, deficiencias y limitaciones, así como prevenir el absentismo por enfermedad y evitar accidentes laborales.

Entrevista Final y Decisión

Se realiza con los finalistas por separado para aclaración de detalles y poder determinar el candidato que será elegido para ocupar el puesto, ya con el máximo juicio, incluso con exámenes médicos. La entrevista se realiza con el responsable del puesto a cubrir y, además, se le dejará intervenir en todas las preguntas que desee formular y las que estime conveniente el director de RRHH.

Pasos en la Toma de Decisiones:

Se tomará la decisión una vez entrevistados todos los finalistas.
Analizar los pros y contras de cada uno con el responsable del puesto de la plaza vacante.
Se escogerá al más idóneo de forma conjunta con el responsable del puesto a cubrir.
Si se llega a un acuerdo de que existe un candidato, se citará para una nueva entrevista a objeto de acordar fecha de incorporación y detalles. Esa labor la realizará el responsable de RRHH.

En caso de que no se cumplan con las expectativas, deberán reunirse el responsable de RRHH y el peticionario de la cobertura del puesto para analizar las pruebas, CV, informes y titulaciones. Después de haber llegado a un consenso de quién es el más adecuado, se procederá a citarlo para ver la fecha de incorporación. Luego se deberá ver la documentación interna y la recepción del nuevo incorporado.

Formalización del Contrato

La formalización del contrato implica:

a) Presentación de la documentación.
b) Firma del contrato.
c) Entrega de las normas internas de la empresa.

Acogida y Seguimiento

Objetivos del Programa de Acogida:

a) Conocer la empresa: historia, actividad, servicios.
b) Conocer a las personas: superiores, compañeros, colaboradores, representantes de los trabajadores.
c) Conocer los aspectos productivos: actividad, rendimiento, métodos de organización, normas de uso de la instalación, sistema de incentivos.
d) Conocer los aspectos sociales: derechos y deberes, convenios colectivos, reglamento, horario, régimen disciplinario, normas internas.

Programa para Adaptarse Más Rápido el Nuevo Empleado (Dos Vertientes):

Carácter General: Todo lo que atiende el servicio de personal, aspectos que conciernen a todos los trabajadores.
Carácter Operativo: Problemas propios de cada empleado en esa unidad a la que se incorpora. Aquí está la intervención verbal de los supervisores, aconsejando en todo lo necesario. La empresa proporcionará folletos, explicativos, sesiones informativas, recorrido por la empresa. Asegurarse de que el nuevo empleado haya comprendido el correcto funcionamiento. Debe estar con alguien que tenga experiencia.

Seguimiento e Incorporación Definitiva

El proceso no termina tras la contratación e incorporación. Es necesario realizar un seguimiento para verificar las expectativas creadas. Es necesario comprobar:

La adaptación del nuevo empleado al equipo y cultura de la empresa.
Si se cumplen las previsiones respecto a sus dotes intelectuales, aptitudinales, formación, experiencia, actuación y disposición al trabajo.

El seleccionador debe estar en contacto con el responsable del nuevo empleado para recibir o detectar problemas y corregirlos a tiempo. A los 15 días, el departamento de RRHH se debe entrevistar con el empleado para conocer sus impresiones del puesto de trabajo, compañeros y opinión de la empresa. Antes de finalizar el periodo de prueba legal, el responsable de línea emite un informe sobre la adaptación y comportamiento del sujeto.

Duración de la Prueba:

Cuando se incorpora, tanto indefinido como provisional, es importante establecer un periodo de prueba para observar la capacidad intelectual, física, actitud y motivación que confirmen la opinión de los seleccionadores y ver si es adecuado para el puesto. Para ello, deben haber varias entrevistas durante el tiempo de prueba.

Incorporación Definitiva o Temporal:

El fin del periodo de prueba se debe dar por escrito. Si el candidato no cumple con las expectativas, se le debe comunicar formalmente por escrito, de forma escueta. La no superación de la prueba es un fracaso tanto para el candidato como para el seleccionador de la empresa por el tiempo perdido y los costos. Hoy en día se establecen contratos temporales al margen del tiempo de prueba. Si durante el contrato temporal se supera el tiempo de prueba, pero se observa que no cumple las expectativas, se dará como no apto y no se le contratará de forma indefinida. Se le notificará por escrito.