Optimización del Proceso de Contratación y Selección de Personal
El proceso de contratación tiene que realizarse de la manera más eficaz posible, para ello hay que seguir unas pautas:
Reclutamiento
1. Establecimiento de las cualidades del aspirante
Descripción y especificación del puesto (análisis del puesto) por parte del departamento de RR.HH. y el futuro jefe del puesto. Se deben definir las cualidades profesionales necesarias para desempeñar adecuadamente el puesto y los requerimientos exigidos al puesto en términos de edad, formación y destrezas. A mayores exigencias en cualidades, mayor será la calidad de los candidatos y, a su vez, se limitará el número de estos.
2. Elección de los incentivos
Impide que se generen expectativas equivocadas entre los aspirantes. Si se realizan a los trabajadores internos supondrán reconocimientos, mayores responsabilidades, autonomía y salario. Si se produce un reclutamiento externo: condiciones del puesto, retribución, posibilidades de formación.
3. Definición de la información a suministrar a los aspirantes
Informar sobre el puesto de trabajo a desempeñar y el conjunto de la organización, evitando falsas expectativas. Gracias a esto, sólo se presentan interesados y aumenta la posibilidad de que la persona seleccionada se encuentre mejor en la empresa y en su puesto de trabajo.
4. Designación del personal encargado del reclutamiento
En las empresas medianas y grandes se encargará el departamento de RR.HH., y en las pequeñas el propio director. Cuando no existe personal cualificado, y esos puestos son claves para la organización, se contratan empresas especializadas.
Fuentes de Reclutamiento
Empleo de fuentes internas
Orientadas a la búsqueda de candidatos dentro de la empresa.
- Ventajas: Conocimiento de la organización por parte de la empresa, con un menor coste y tiempo de proceso, aumento de la motivación y aprovechamiento de las capacidades y la experiencia.
- Inconvenientes: Problemas de autoridad, conflictos por competencia, desmotivación de los no promovidos, niveles de competencia.
En este caso, se puede producir el traslado del empleado, que es un desplazamiento horizontal (adecuamiento a capacidades e inquietudes del empleado), o la promoción de estos, que es un desplazamiento vertical (preocupación por adquirir nuevas capacidades, mayor motivación). La combinación de ambas supone un desplazamiento diagonal.
Externas
Dirigidas al exterior de la empresa.
- Ventajas: Enriquecimiento de la organización por nuevas ideas, enfoques y experiencia, un mayor número y variedad de candidatos y un aprovechamiento de inversiones externas en formación y experiencia.
- Inconvenientes: Mayor coste y lentitud, más desconocimiento de candidatos, necesidad de adaptación y desmotivación de los empleados internos.
Se ha de archivar la información sobre candidatos que no fueron seleccionados en anteriores ocasiones y archivos de solicitudes presentadas a lo largo del año. También hay que atender a las recomendaciones de los empleados, la posibilidad de introducir a personas conocidas que sean capacitadas.
Los anuncios de empleo son otro tipo de fuentes externas. Permiten acceder a ámbitos geográficos más o menos amplios, de acuerdo con las necesidades de la empresa. Se accede con mayor facilidad a los aspirantes potenciales. Surge la dificultad para determinar la respuesta que va a tener el anuncio, para el cual se ha de recoger de forma precisa la presentación de la empresa, las características y las responsabilidades del puesto, contraprestaciones ofrecidas por la empresa, requerimientos mínimos exigidos y la información que debe presentar.
Centros de enseñanza: Cuando se quiere reclutar a candidatos con formación, pero sin experiencia, se usarán tablones de anuncios, creación de bolsas de trabajo y prácticas en empresas.
Empresas consultoras: Deben conocer el perfil del puesto y, posteriormente, deben buscar los medios adecuados para ser unos eficaces cazatalentos.
Otras fuentes: Antiguos empleados que disponen de experiencia común previa que facilita el posterior proceso de selección, asociaciones de profesionales que suministran información sobre las demandas de empleo de sus asociados y empresas del entorno, clientes, proveedores, competidores que conocen previamente la organización y aportan su experiencia en determinadas operaciones.
Proceso de Selección
1. Formulario de solicitud
Esta va a ser la etapa de preselección de candidatos, donde es preciso tener los datos necesarios que van a ser excluyentes, valorables e indicativos, que han de ser revisados por el personal encargado. Para pasar a la siguiente etapa hay que tener una cualificación mínima.
2. Entrevista preliminar
Va a suponer la primera apreciación de la actitud del candidato.
3. Pruebas de idoneidad
En esta etapa evaluaremos las cualidades y el valor de los candidatos para desempeñar las tareas del puesto. Se evaluará el comportamiento de estos a través de tres pruebas:
- Pruebas de capacidad (habilidades y capacidades laborales y sociales)
- Pruebas de personalidad (cualidades psicológicas)
Que van a influir en el rendimiento del candidato.
4. Entrevista de selección
Las entrevistas de selección son flexibles, por lo que nos podemos adaptar al nivel del candidato. A su vez, el entrevistado está dando su opinión acerca de la empresa, y al tener una comunicación directa dará una imagen determinada que afectará a su posterior rechazo o aceptación. Para evitar juzgar mal a los candidatos, no es mala idea que sean entrevistados en grupo o por dos o más entrevistados para obtener una valoración en común y más homogénea. No podemos comparar una entrevista no estructurada, pero sí una estructurada. Como inconveniente a las entrevistas estructuradas, están las posibles preguntas adicionales que pueden surgir con cierta importancia. Una combinación de ambas es la estructura mixta. En otros casos se hacen entrevistas de solución de problemas contables, matemáticos, etc. Y, por último, entrevistas de provocación de tensión, idóneas para saber si el candidato va a poder enfrentarse a futuras situaciones en su cargo.
Encontramos diferentes fases:
Fase previa
Consiste en saber qué persona va a realizar la entrevista y ha de encargarse de: recopilar información del puesto, programar la entrevista, crear un ambiente apropiado, citar a los candidatos y tener un pre-conocimiento de cada candidato.
Fase central
Recepción de los entrevistados, establecimiento de confianza, comunicación de condiciones en la entrevista, toma de datos, preparación del cierre y despedida.
Fase posterior
Cumplimentar la ficha de evaluación y realizar un informe de esta.
5. Comprobación de referencias
Para detectar posibles datos falsos, hay que dar información complementaria para corroborar la información que hemos dado. En la actualidad, podemos también informarnos acerca de los entrevistados en las redes sociales.
6. Examen médico
Con el fin de saber si son idóneos para su puesto de trabajo.
7. Decisión final
Teniendo toda la información de los posibles candidatos, hay que seleccionar al más apropiado.
8. Almacenar información
Almacenar la información obtenida en el proceso de selección (nuevo empleado y candidatos no seleccionados) para futuras contrataciones.
Socialización
Proceso mediante el cual los nuevos empleados son integrados en la empresa, en su unidad y en su puesto de trabajo.
Etapas
Fase previa
Donde el nuevo empleado ha de buscar información acerca de la imagen de la empresa y de su puesto de trabajo.
Fase de encuentro
Supone la incorporación física y obtención de la información básica y detallada de todos los aspectos relacionados con su puesto.
Fase de asentamiento
Cuando el trabajador asume su nueva condición.