Principios Esenciales de Organización y Dirección Empresarial: Estrategias y Gestión Operativa

Principios Fundamentales de la Organización Empresarial

La organización es una unidad social o un conjunto de personas que se coordinan mediante una estructura de relaciones y reglas estables que permiten llevar a cabo un tipo de actividad para conseguir un objetivo. Es una función administrativa que implica el diseño de estructuras, procesos, funciones y responsabilidades.

Principios Clave de la Organización

Unidad Organizacional: Alineación con los objetivos, misión y visión de la empresa.
Especialización: Cada persona tiene una tarea definida.
Jerarquía: Niveles claros de autoridad y responsabilidad.
Coordinación: Asegura la coherencia entre las diferentes partes.
Difusión: Comunicación efectiva de información.
Control: Seguimiento y evaluación del desempeño.
Mejora Continua: Búsqueda constante de optimización.

Diferenciación Organizacional

Diferenciación Vertical: Organiza los niveles de responsabilidad desde la dirección hasta el operario, dejando claro quién toma las decisiones.
Diferenciación Horizontal: Agrupa tareas similares en departamentos (como marketing, producción, finanzas) para un trabajo más coordinado.

Departamentalización y División del Trabajo

Departamentalización: Dividir actividades por función, producto, área geográfica, cliente o proceso.
División del Trabajo: Estructura típica que incluye:
- Dirección General (Director)
- Subdirección (Departamentos)
- Supervisores (Recepción, Reservas, Conserjería)
- Núcleo de Operaciones

Tipos de Organización

Organización Formal: Es la parte planificada de la empresa. Incluye estructuras, normas, organigramas y manuales. Es aprobada por la dirección y establece roles y responsabilidades.
Organización Informal: Surge de manera natural y espontánea a partir de las relaciones sociales e interacciones entre los miembros.

Estructura Organizacional y Organigrama

La estructura organizacional es la división, agrupación y coordinación de las actividades de una empresa (por ejemplo, turística).

El organigrama es la representación gráfica que muestra la estructura de la empresa, las relaciones entre los diferentes niveles y departamentos. Debe ser sencillo, fácil de entender y contener los elementos imprescindibles.

Una jerarquía plana implica que la alta dirección está en contacto directo con los trabajadores.

Mecanismos de Coordinación

Son vitales para que los componentes de la empresa trabajen de manera coherente y cumplan con las políticas, procedimientos y normativas. Incluyen:

Adaptación Mutua: Ajuste informal entre individuos.
Supervisión Directa: Un superior coordina el trabajo de sus subordinados.
Normalización: Establecimiento de estándares.

Tipos de normalización:

Normalización de Procesos: Define cómo se hace el trabajo.
Normalización de Resultados: Fija qué resultado se espera.
Normalización de Habilidades: Determina el nivel de preparación requerida.

Partes de la Organización Empresarial

Alta Dirección: Encargada de la toma de decisiones estratégicas.
Staff: Conecta la alta dirección con el personal operativo, brindando soporte y asesoramiento.
Personal Operativo: Ejecuta las actividades básicas de la empresa.

Distinción entre actividades:

Actividades de Línea: Tareas que contribuyen directamente a producir o prestar el servicio principal de la empresa.
Actividades de Staff: Ayudan y asesoran a los equipos de línea, facilitando su trabajo.

Diseño Organizativo

Diseño de Lugares de Trabajo: La división del trabajo crea lugares de trabajo específicos.
Diseño de Estructuras: Agrupa lugares en unidades o departamentos.
Diseño de Mecanismos de Coordinación y Comunicación: Establece cómo se coordinan e interconectan las partes.
Diseño Organizativo: Se refiere al grado en que el poder se encuentra centralizado.

Especialización y Formalización

Especialización Horizontal: Vinculada a la división del trabajo de la organización, tiene en cuenta el ámbito o amplitud de la tarea.
Especialización Vertical: Separa la realización del trabajo y la administración del mismo, considerando la amplitud del puesto y la responsabilidad del trabajador.
Formalización: Establecer reglas, procedimientos, normas y estándares.

Desarrollo del Personal

Capacitación: Proceso de enseñanza-aprendizaje de conocimientos y habilidades.
Adoctrinamiento: Proceso por el cual un nuevo miembro aprende los valores y normas de la organización.

Estructuras Organizativas

Estructura Primaria: Diseño organizacional que asume la empresa en unidades organizativas principales.
Estructura Operativa: Distribución de poder, responsabilidad y autoridad de las unidades organizativas.

Gestión de Recursos Humanos

Las funciones clave de Recursos Humanos incluyen:

Reclutamiento y Selección
Orientación y Socialización del Personal
Formación y Capacitación
Evaluación del Rendimiento
Desarrollo de Carreras
Salarios y Recompensas

Modelos de Estructura Primaria:

Simple (típica de pequeñas empresas, informal)
Funcional
Divisional
Matricial

Dirección y Liderazgo Empresarial

La Dirección abarca las funciones de gobernar, dar instrucciones y establecer criterios para conseguir objetivos.

El directivo debe combinar los factores humanos y materiales de la empresa de la mejor manera posible para conseguir los objetivos.

Funciones de la Dirección

Planificar: Fijar objetivos.
Organizar: Ordenar los medios humanos y materiales para conseguir los objetivos.
Gestionar: Hacer todo lo necesario para que las decisiones se ejecuten eficazmente.
Controlar: Comprobar datos reales con las previsiones.

Teorías de Motivación

Teorías de Contenido

Maslow (Jerarquía de Necesidades): Autorrealización, autoestima, sociales, seguridad, fisiológicas.

Teorías de Proceso

Vroom (Expectativa): Fuerza = Valor x Probabilidad de Logro.
Equidad: El interés propio es igual al de otro.
Skinner (Reforzamiento): Estímulo, Respuesta, Recompensa = Comportamiento positivo a futuro.

El ciclo de la motivación puede verse como: Motivación → Cumplimiento → Resultados → Satisfacción.

Elementos para Aumentar la Motivación

Seis elementos clave:

Metas claras
Habilidades adecuadas
Reforzamiento positivo
Equidad en el trato
Importancia de la tarea
Oportunidad de desarrollo

Liderazgo

El liderazgo es la capacidad de influir en las personas para que participen con disposición y entusiasmo en el cumplimiento de los objetivos del grupo. Implica utilizar el poder con eficacia y responsabilidad, comprender, inspirar y motivar.

Características del Líder: Autoconfianza, inteligencia, astucia, ambición.

Estilos de Liderazgo:

Autocrático: El líder ordena y espera que se cumpla.
Democrático: El líder consulta sobre acciones o decisiones.
Liberal (Laissez-faire): El líder ejerce poco poder, el grupo es independiente.

Comunicación Interna

La comunicación interna está dirigida al trabajador para fomentar mejoras y cohesión.

Comunicación Formal: Se realiza mediante los canales establecidos por la propia organización.
Comunicación Informal: No está planificada, surge de la interacción natural entre los empleados.

Un Plan de Comunicación Interna es un ejercicio de planificación estratégica con el objetivo de alinear los instrumentos comunicativos de la organización con sus objetivos. Ejemplos de herramientas: videoconferencias, pizarra electrónica, mensajes, correo electrónico, foros.

Estrategias de Crecimiento y Explotación Empresarial

Diversas formas de expansión y operación:

Consorcios: Grupo de propietarios de empresas que buscan obtener mayores beneficios mediante el acceso a recursos más grandes que, independientemente, no podrían alcanzar.
Franquicia: Forma en que un inversor puede empezar a explotar un negocio con el soporte de una marca y modelo de negocio ya establecidos.
Management Contract (Contrato de Gestión): Una empresa se compromete a administrar otra a cambio de una contraprestación económica.
Joint Venture (Empresa Conjunta): Alianza entre dos o más socios que comparten riesgo, aportan financiación y red comercial.
Propiedad: Estrategia de crecimiento lenta, menos eficaz y más arriesgada, donde la empresa posee directamente sus activos.
Arrendamiento: Contrato de alquiler de un establecimiento (por ejemplo, hotelero) por un tiempo determinado.
Adquisiciones, Fusiones y Absorciones: Estrategias de crecimiento para posicionarse competitivamente en el mercado.

Metodología de Cálculo Operativo (Ejemplo de Gestión Hotelera)

Esta sección describe una metodología paso a paso para calcular necesidades operativas, como la dotación de personal de limpieza en un entorno hotelero.

Analizar los datos: Recopilar toda la información relevante.
Fijarse en la ocupación y rotación:
- Entre semana: 5 días.
- Fin de semana: 2 días.
Fijarse en la rotación: (Salida = Rotación).
Multiplicar todos los factores: No olvidar multiplicar: plantas × habitaciones × ocupación × rotación × limpieza × días.
Calcular para diferentes zonas:
- Zonas Nobles: Determinar si se considera toda la planta o solo las habitaciones (Plantas × Minutos × Días).
- Planta Baja: (1 × Minutos × Días).
- Salones: Considerar el número de plantas y cuántos salones se utilizan. Por ejemplo, si tenemos 4 salones × 3 plantas = 12 salones. Si se pide el 50%, serían 6 salones (1 × Plantas × Minutos × Días).
  - Cálculo para salones entre semana: (Salón × Minutos × 5 días).
  - Cálculo para salones fin de semana: (Salón × Minutos × 2 días).
Sumar el total de los minutos.
Dividir la suma total entre 60 (para convertir a horas).
Calcular las horas trabajadas por empleado:
- Ejemplo: 8 horas diarias – 1 hora de planificación = 7 horas netas.
- Si tienen 2 días de descanso, trabajan 5 días a la semana (7 horas/día × 5 días = 35 horas/semana).
Dividir el resultado del Paso 7 (minutos totales convertidos a horas) entre el resultado del Paso 8 (horas trabajadas por empleado a la semana).
Redondear el resultado: El resultado obtenido es el número de trabajadores necesarios, el cual deberá redondearse.