Técnicas Efectivas para la Descripción de Puestos de Trabajo

Técnicas para la Descripción de Puestos de Trabajo

1. Observación Directa

Consiste en observar al trabajador en su puesto de trabajo y registrar las actividades que realiza. El analista observa al trabajador durante un ciclo completo de actividades, que puede durar minutos, horas o incluso días. Durante este tiempo, el analista toma notas detalladas de cada paso.

Este método es especialmente útil para tareas físicas, rutinarias y repetitivas. Es importante que el trabajador esté involucrado y coopere en el proceso. Sin embargo, puede resultar incómodo para el trabajador sentirse observado, por lo que el analista debe explicar claramente el propósito de la observación y generar un ambiente de confianza.

Si hay más de un analista, la coordinación puede ser un desafío.

Ventajas de la Observación Directa

  • Es un método sencillo y fácil de aplicar.
  • Muy eficaz para tareas físicas, rutinarias y repetitivas.
  • Permite identificar tareas obvias y evidentes.

Inconvenientes de la Observación Directa

  • No es aplicable a trabajos con actividades mentales predominantes, como el trabajo administrativo.
  • No es adecuado para tareas muy complejas o de larga duración.
  • Puede generar pasividad o falta de cooperación por parte del trabajador observado.
  • La persona observada puede no actuar con normalidad.

2. Cuestionario

Se trata de un formulario con diversos ítems (apartados) dirigido a los trabajadores y, preferiblemente, a sus jefes inmediatos. El jefe inmediato revisa las respuestas para verificar la información y detectar posibles omisiones.

En caso de una vacante, el jefe inmediato puede completar el cuestionario. Normalmente, el empleado responde, el jefe inmediato ratifica o rectifica, y luego el empleado revisa las rectificaciones.

Tipos de Cuestionarios

  • Cerrados: Ofrecen respuestas predefinidas con varias alternativas. Su elaboración es costosa, pero la síntesis posterior es sencilla.
  • Abiertos: Permiten respuestas libres sin alternativas. Su elaboración es más sencilla, pero la síntesis de la información puede ser compleja.
  • Mixtos: Combinan preguntas cerradas y abiertas.

Ventajas del Cuestionario

  • Eficiente en términos de coste, ya que permite recopilar mucha información con menos recursos.
  • Facilita la emisión de informes.
  • Genera menos resistencia y mayor participación de los empleados.
  • La eficacia depende de la gestión del proceso.
  • Requiere menos tiempo para el análisis posterior.

Inconvenientes del Cuestionario

  • Puede estandarizar los datos y limitar la creatividad del analista.
  • Puede estar sesgado por la percepción del trabajador, quien puede dar excesiva importancia a sus tareas.
  • El trabajador puede describir lo que debería hacer en lugar de lo que realmente hace.
  • Puede hacer perder tiempo y disminuir la productividad.
  • Requiere tiempo para la ejecución de todo el procedimiento.

3. Entrevista

Consiste en una reunión entre el analista y el trabajador, o un grupo de trabajadores y/o sus superiores inmediatos, para obtener información a través de preguntas. Es fundamental establecer una comunicación previa para evitar conflictos.

Tipos de Entrevistas

  • Individual: Entre el analista y el trabajador.
  • Colectiva: El analista se entrevista con personas que tienen características similares.
  • Libre: No existe un guion preestablecido, se deja a la espontaneidad.
  • Dirigida: Se eligen los temas de antemano y estos guían la entrevista.
  • Estandarizada o estructurada: Se hacen las mismas preguntas a todos los individuos.

Ventajas de la Entrevista

  • Permite que el individuo se sienta escuchado y participe activamente.
  • Es la técnica que genera menos resistencia.
  • Permite eliminar resistencias a través del diálogo.

Inconvenientes de la Entrevista

  • Requiere mucho tiempo de preparación y ejecución.
  • Requiere analistas cualificados.
  • Desarrollar la empatía puede ser un desafío.
  • Implica un elevado coste.

Conclusión: La combinación de estos métodos suele ser la estrategia más efectiva para obtener una descripción completa y precisa de los puestos de trabajo.