Técnicas Efectivas para la Descripción de Puestos de Trabajo
Técnicas para la Descripción de Puestos de Trabajo
1. Observación Directa
Consiste en observar al trabajador en su puesto de trabajo y registrar las actividades que realiza. El analista observa al trabajador durante un ciclo completo de actividades, que puede durar minutos, horas o incluso días. Durante este tiempo, el analista toma notas detalladas de cada paso.
Este método es especialmente útil para tareas físicas, rutinarias y repetitivas. Es importante que el trabajador esté involucrado y coopere en el proceso. Sin embargo, puede resultar incómodo para el trabajador sentirse observado, por lo que el analista debe explicar claramente el propósito de la observación y generar un ambiente de confianza.
Si hay más de un analista, la coordinación puede ser un desafío.
Ventajas de la Observación Directa
- Es un método sencillo y fácil de aplicar.
- Muy eficaz para tareas físicas, rutinarias y repetitivas.
- Permite identificar tareas obvias y evidentes.
Inconvenientes de la Observación Directa
- No es aplicable a trabajos con actividades mentales predominantes, como el trabajo administrativo.
- No es adecuado para tareas muy complejas o de larga duración.
- Puede generar pasividad o falta de cooperación por parte del trabajador observado.
- La persona observada puede no actuar con normalidad.
2. Cuestionario
Se trata de un formulario con diversos ítems (apartados) dirigido a los trabajadores y, preferiblemente, a sus jefes inmediatos. El jefe inmediato revisa las respuestas para verificar la información y detectar posibles omisiones.
En caso de una vacante, el jefe inmediato puede completar el cuestionario. Normalmente, el empleado responde, el jefe inmediato ratifica o rectifica, y luego el empleado revisa las rectificaciones.
Tipos de Cuestionarios
- Cerrados: Ofrecen respuestas predefinidas con varias alternativas. Su elaboración es costosa, pero la síntesis posterior es sencilla.
- Abiertos: Permiten respuestas libres sin alternativas. Su elaboración es más sencilla, pero la síntesis de la información puede ser compleja.
- Mixtos: Combinan preguntas cerradas y abiertas.
Ventajas del Cuestionario
- Eficiente en términos de coste, ya que permite recopilar mucha información con menos recursos.
- Facilita la emisión de informes.
- Genera menos resistencia y mayor participación de los empleados.
- La eficacia depende de la gestión del proceso.
- Requiere menos tiempo para el análisis posterior.
Inconvenientes del Cuestionario
- Puede estandarizar los datos y limitar la creatividad del analista.
- Puede estar sesgado por la percepción del trabajador, quien puede dar excesiva importancia a sus tareas.
- El trabajador puede describir lo que debería hacer en lugar de lo que realmente hace.
- Puede hacer perder tiempo y disminuir la productividad.
- Requiere tiempo para la ejecución de todo el procedimiento.
3. Entrevista
Consiste en una reunión entre el analista y el trabajador, o un grupo de trabajadores y/o sus superiores inmediatos, para obtener información a través de preguntas. Es fundamental establecer una comunicación previa para evitar conflictos.
Tipos de Entrevistas
- Individual: Entre el analista y el trabajador.
- Colectiva: El analista se entrevista con personas que tienen características similares.
- Libre: No existe un guion preestablecido, se deja a la espontaneidad.
- Dirigida: Se eligen los temas de antemano y estos guían la entrevista.
- Estandarizada o estructurada: Se hacen las mismas preguntas a todos los individuos.
Ventajas de la Entrevista
- Permite que el individuo se sienta escuchado y participe activamente.
- Es la técnica que genera menos resistencia.
- Permite eliminar resistencias a través del diálogo.
Inconvenientes de la Entrevista
- Requiere mucho tiempo de preparación y ejecución.
- Requiere analistas cualificados.
- Desarrollar la empatía puede ser un desafío.
- Implica un elevado coste.
Conclusión: La combinación de estos métodos suele ser la estrategia más efectiva para obtener una descripción completa y precisa de los puestos de trabajo.