Optimización de la Gestión Empresarial: Estrategias y Recursos Clave

La gestión empresarial consiste en usar en forma eficiente los recursos y medios que disponemos con el fin de lograr los resultados planificados. Esto incluye:

• Estructuras organizacionales
• Planificación
• Responsabilidades
• Procedimientos
• Procesos
• Recursos

El concepto de gestión aplicado a la administración de empresas obliga a que la misma cumpla con cuatro funciones fundamentales para el desempeño de la empresa:

Planificación: se utiliza para combinar los recursos con el fin de planear nuevos proyectos que puedan resultar redituables para la empresa.

Organización: se agrupan todos los recursos con los que la empresa cuenta, haciendo que trabajen en conjunto, para así obtener un mayor aprovechamiento de los mismos y tener más posibilidades de obtener resultados.

Dirección: implica un muy elevado nivel de comunicación por parte de los administradores para con los empleados, y esto nace a partir de tener el objetivo de crear un ambiente adecuado de trabajo y así aumentar la eficacia del trabajo de los empleados y, por ende, las rentabilidades de la empresa.

Control: es la función final que debe cumplir el concepto de gestión aplicado a la administración, y así se podrá cuantificar el progreso que ha demostrado el personal empleado en cuanto a los objetivos que les habían sido marcados desde un principio.

Definiciones Clave en la Gestión Empresarial

Empresa: Una empresa es una organización o institución dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales para satisfacer las necesidades de bienes o servicios de los solicitantes.

Actividad productiva: consiste en la transformación de los bienes intermedios (materias primas y productos semielaborados) en bienes finales, mediante el empleo de los factores productivos (básicamente trabajo y capital).

Factores de producción: son los recursos que se emplean en la producción, tales como materia prima, maquinaria y equipo, mano de obra, capital, etc.

Empresario: es la persona que aporta el capital y realiza al mismo tiempo las funciones propias del Proceso Administrativo: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.

El empresario, individual o colegiado, es quien coordina el entramado interno de la empresa con su entorno económico y social.

Administración: consiste en el desarrollo de las actividades que se emprenden para coordinar el esfuerzo de un grupo, es decir, de la manera como se alcanzan las metas u objetivos con la ayuda de las personas y de los recursos mediante las funciones esenciales: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.

El Proceso Administrativo

Planeación: esta función determina los objetivos que la empresa desea alcanzar en el futuro y las acciones que se van a emprender para obtenerlos.

Organización: es la coordinación de todas las funciones y recursos de la empresa para alcanzar las metas propuestas.

Dirección: Consiste en ejecutar lo planeado, por medio de la acción del liderazgo, por tanto, la influencia del administrador sobre los empleados, debe conducir al logro de los objetivos.

Control: es la función que permite comparar los resultados obtenidos con lo que se había planeado para detectar desviaciones y aplicar los correctivos que permitan alcanzar las metas.

Principios Generales de la Administración

División del trabajo: las personas deben especializarse según sus habilidades innatas para desempeñar con mayor eficiencia su oficio.

Autoridad: el empresario tiene que dar órdenes para que se cumplan las tareas. La autoridad es el poder o derecho de mandar.

Disciplina: el personal de una empresa tiene que respetar las reglas y convenios que gobiernan la misma.

Orden: los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado, en el momento adecuado; es decir, un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

Equidad: implica igualdad y justicia con respecto a todas las personas.

Estabilidad: cambiar de actividad en forma continua es inconveniente para el eficiente funcionamiento del trabajo, ya que provoca el desconcierto de quienes lo realizan.

Iniciativa: debe darse a las personas libertad para concebir y llevar a cabo sus planes.

Espíritu de grupo: subraya la necesidad de trabajo en equipo, así como la importancia de la comunicación para obtenerlo.

Fases en la Evolución de la Administración

Énfasis en la tarea

En esta fase el reto de la administración consistió en planear y racionalizar las tareas que debían ser ejecutadas por los empleados.

Énfasis en la estructura organizacional

Cuando las empresas crecieron, alrededor del proceso productivo surgieron nuevas áreas de trabajo, lo cual implicó un nuevo reto para las organizaciones: la adecuada interacción y coordinación de todas las áreas de la organización.

Énfasis en las personas

En esta fase surge la importancia del recurso humano dentro de la empresa; es decir, se procura hacer hincapié en las personas, dejando en segundo plano la tarea y la estructura.

Este enfoque humanista trae contribuciones a la organización, como: la democratización de la acción administrativa, la motivación, el liderazgo, la participación, la satisfacción en el trabajo y en las comunicaciones, entre otros (humanismo).

Énfasis en la tecnología

Con el advenimiento de la cibernética, la computación, la automatización y más recientemente la robotización, la tecnología pasa a condicionar el funcionamiento empresarial.

Eficiencia y Efectividad Empresarial

La eficiencia empresarial consiste en la optimización de los procesos productivos y la utilización racional de los recursos.

Consiste en la óptima relación entre los productos organizacionales y las demandas de su medio ambiente.

Eficiencia: es el logro de un objetivo al menor costo unitario y en el menor tiempo posible.

Eficacia: grado en que se logran los objetivos y metas de un plan, cuánto de los resultados esperados se alcanzaron.

Efectividad: involucra la eficiencia y la eficacia, es decir, el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más razonables posibles.

Clasificación de las Empresas

1. Según la Actividad Económica

Sector primario: empresas extractivas que obtienen recursos de la naturaleza. Ejemplos: agrícolas, ganaderas, pesqueras, mineras, petroleras, madereras.

Sector secundario: transforman bienes en otros más útiles. Ejemplos: industria textil, del acero, del plástico, de alimentos.

Sector terciario: actividades de servicios y comercio. Empresas que realizan trabajos físicos o intelectuales.

2. Según el Tamaño

Grandes Empresas: manejan grandes capitales, tienen instalaciones propias, miles de empleados y ventas millonarias.

Medianas Empresas: cientos o miles de empleados, con áreas bien definidas y procedimientos automatizados.

Pequeñas Empresas: entidades independientes, creadas para ser rentables, que no predominan en su industria.

Microempresas: propiedad individual, sistemas de fabricación artesanales, maquinaria y equipo reducidos.

3. Según la Propiedad del Capital

• Empresa Privada: capital en manos de particulares.
• Empresa Pública: capital y control en manos del estado.
• Empresa Mixta: capital compartido entre el estado y particulares.
• Empresa de Autogestión: capital en manos de los trabajadores.

4. Según el Ámbito de Actuación

• Empresas Locales: operan en un pueblo, ciudad o municipio.
• Empresas Regionales: ventas en varias provincias o regiones.
• Empresas Nacionales: ventas en todo el territorio de un país.
• Empresas Multinacionales: actividades en varios países.

5. Según la Forma Jurídica

• Empresa individual de responsabilidad limitada (E.I.R.L.)
• Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada (S.R.L.)
• Sociedad Anónima Cerrada (S.A.C.)
• Sociedad Anónima (S.A.)

Recursos de la Empresa

Recursos Humanos: conjunto de empleados o colaboradores. Incluye servicios generales, operarios, oficinistas, ejecutivos y directivos.

Recursos Materiales: bienes tangibles como máquinas, herramientas, bienes, vehículos, materias primas.

Recursos Técnicos: conocimientos técnicos, patentes, sistemas de información, sistemas de mercadeo, sistemas de producción.

Recursos Financieros: valor monetario de la empresa, propio o ajeno. Incluye dinero en efectivo, dinero en bancos, acciones, créditos, papeles de inversión.

Áreas Funcionales de la Empresa

Área de Finanzas: administra el movimiento de dinero y capital, controlando y manejando los recursos financieros y económicos.

Área de Mercadeo: canaliza los bienes y servicios desde el productor hasta el consumidor final. Funciones: investigación de mercados, planeación del mercado, segmentación del mercado, política de ventas.

Área de Producción: transforma la materia prima en productos y servicios terminados. Funciones: manejo de inventarios, adquisición y almacenamiento de materia prima e insumos.

Área de Personal o Talento Humano: dirección eficiente y efectiva del recurso humano. Funciones: reclutamiento y selección de personal, motivación, capacitación y evaluación de personal.

Responsabilidad Social y Factores Externos

Responsabilidad social de la empresa: Las empresas deben ser conscientes de su rol en la sociedad y contribuir a solucionar problemas sociales, incluso si esto implica menores utilidades.

¿Cómo afecta el medio ambiente a la administración?

El medio ambiente incluye factores externos que influyen en la empresa, como la economía, la inflación, la energía, los materiales, la mano de obra y las actitudes de la clientela.

Factores externos:

• Factor económico: sistema económico donde se desarrolla la empresa. Incluye la tasa de inflación, el tipo de cambio y medidas correctivas.
• Factor político legal: cambios legales, impuestos, protección policial y efectividad de grupos de presión.
• Factor social: estado social otorgado a las personas de la empresa, logros personales en la cultura y opinión común sobre la riqueza.
• Factor tecnológico: formas de transformar materias primas o recursos en productos o servicios. Incluye nuevas máquinas, materiales y métodos.
• Factor educativo: actitud general hacia la educación, nivel de alfabetización y practicidad de la educación ofrecida.

Constitución de una Empresa

Preguntas frecuentes:

1. ¿Qué formas de organización existen y cuál me conviene?
2. ¿Qué trámites tengo que realizar para constituirme en una empresa como persona jurídica?
3. ¿Cómo se realiza el trámite de inscripción en el Registro Único de Contribuyentes (RUC)?
4. ¿Qué trámite, licencias o permisos se requieren para iniciar alguna actividad económica?
5. ¿Cuánto me cuesta realizar este trámite y en qué tiempo?
6. Muchas personas nunca se formalizan. ¿En qué me beneficio si lo hago?
7. ¿Alguna institución me puede ayudar con este trámite?

Persona Natural: denominación legal para individuos capaces de adquirir derechos, deberes y obligaciones. Puede crear una empresa unipersonal, siendo responsable de su manejo.

Persona Jurídica: organización fundada por una o más personas naturales o jurídicas. Tiene existencia legal pero no física, y debe ser representada por una o más personas naturales.

Sociedad Anónima Cerrada (S.A.C.)

• Entre 2 y 20 accionistas.
• Derecho de adquisición preferente por los socios, salvo disposición contraria en el estatuto.
• Se constituye al otorgarse la escritura pública con el pacto social y el estatuto, suscribiendo íntegramente las acciones.
• Capital Social representado por acciones nominativas, conformado por aportes de los socios, quienes no responden personalmente por las deudas sociales.

Sociedad Anónima (S.A.)

• Mínimo 2 accionistas, sin máximo.
• Modalidad ordinaria y tradicional.
• Nacimiento voluntario, usualmente por voluntad de los futuros socios.
• Excepcionalmente, su nacimiento puede ser legal, impuesto por ley en ciertos casos (por ejemplo, bancos y sociedades agentes de bolsa).