Optimización de la Planificación y Análisis de Puestos en Recursos Humanos

La Planificación de los Recursos Humanos

La Planificación de los Recursos Humanos

¿Qué es un Plan?

Es un proceso de elaboración e implantación de planes y programas mediante el cual una empresa se asegura el número suficiente de personal, con la cualificación necesaria, en los puestos adecuados y en el tiempo oportuno.

El plan de Recursos Humanos está vinculado con el plan estratégico de la empresa, para poder asegurar que la empresa logre sus planes empresariales en cuanto a objetivos económicos, resultados y necesidades de recursos.

Ventajas de la Planificación Estratégica

• Fomentar el comportamiento proactivo (adelantarse al cambio, no esperar a que suceda la incidencia para actuar) frente al reactivo.
• Fomenta el desarrollo de objetivos estratégicos a base del talento y el know-how/saber hacer de los trabajadores.
• Pensamiento crítico (desarrollo continuo de nuevas iniciativas).
• Identificar “dónde estamos” y “dónde queremos llegar”.
• Reforzar la cultura organizativa y la participación de los directivos.
• Oportunidades y limitaciones de los RR. HH.

El Proceso de Planificación de RR. HH.

• El plan es un proceso sistemático a través de un conjunto de métodos y técnicas.
• El objetivo consiste en lograr que la plantilla de la empresa sea necesaria para alcanzar las metas tanto cuantitativa como cualitativamente.
• Sus elementos fundamentales son:
  • Demanda: Saber cuánta gente y con qué características necesito.
  • Oferta: interior (promoción interna) y exterior (proceso de reclutamiento).
  • Equilibrio entre oferta y demanda.

La primera etapa empieza con la planificación estratégica de la empresa. Una vez seleccionada la estrategia de la empresa, pasamos a la de RR. HH.

En la segunda etapa, canalizamos demanda y oferta. Cuando tenemos más demanda que oferta (excedente de trabajadores), cuando hay más oferta que demanda (exceso de trabajadores; prejubilaciones. (EJ: desequilibrio de puestos de trabajo).

En la cuarta etapa, terminamos con el control y evaluación de lo estudiado.

Etapa I: Inicio del Proceso de Planificación

• Analizar la planificación estratégica de la empresa.
• Objetivos específicos de RR. HH. que se desean conseguir para alcanzar la situación laboral deseable.
• Analizar la información.

Etapa II: Análisis de la Situación Laboral Actual

Demanda de RR. HH.

Es necesario saber qué necesito (cantidad y tipo de personas necesarias) y qué le pasa a la empresa. Está determinada por múltiples factores:

• Externos (económicos, factores sociales, tecnológicos, competitivos).
• Organizativos (planes estratégicos, presupuestos, ventas y producción, nuevas actividades, cambios organizativos).
• Laborales (jubilación, renuncias, terminación de contratos, muertes, permisos).

La previsión de la demanda de los RR. HH. se puede llevar a cabo a través de múltiples técnicas o métodos de previsión.

Métodos Cuantitativos de Estimación de la Demanda de RR. HH.

• Análisis de tendencias: extrapolar a largo plazo permisos no remunerados de sus trabajadores; poco exacto (lo que pase en el presente no puede pasar seguro en el futuro).
• Análisis de ratios: calcula ratios para saber si necesita o no una persona.
• Diagramas de dispersión: ser capaz a través de un gráfico de buscar una relación entre dos variables.
• Análisis de regresión: basarse en la historia mediante una fórmula matemática para que en un futuro cambien los hechos.

Métodos Cualitativos de Estimación de la Demanda de RR. HH.

• Técnica de grupo nominal: reuniones cara a cara de un pequeño grupo de expertos para estimar la oferta y demanda.
• Técnica Delphi: Rondas de estimación donde un experto opina basándose en lo que opina el anterior, sin verse la cara.
• Predicciones de la alta dirección: realizaciones de estimaciones subjetivas de la alta empresa sobre lo que necesita mi empresa.

Oferta de RR. HH.

Puede haber equilibrio cuando demanda y oferta están igualadas. O puede haber desequilibrio porque hay más demanda que oferta o viceversa.

Es la disponibilidad de trabajadores con la cualificación necesaria para satisfacer la demanda de trabajo de la empresa.

Exige el conocimiento del mercado interno y externo.

La Oferta Interna de Trabajo (Empleados Actuales)

Proceso de estimación de las necesidades de la plantilla

Planificación de plantillas

Plantilla a principio de año + reincorporaciones – bajas previstas = plantilla prevista a finales de año.

Cada departamento: necesidades previstas de cada departamento = plantilla teórica (y comparar con la plantilla prevista a finales de año).

Cualificación de la plantilla

• Auditorías de RR. HH.: Análisis y resumen de las habilidades y conocimientos de cada empleado.
• Organigramas: Representaciones gráficas de todos los puestos de la empresa; número de ocupantes y necesidades futuras.
• Análisis de Markow: Método para detectar movimientos laborales a lo largo de varios puestos.
• Inventario de RR. HH.
• Gráficas de reemplazo: Relación de los empleados y puestos actuales para identificar sustitutos, si hay vacantes.
• Planificación de sucesión: Proceso para tomar decisiones sobre promociones internas.

La Oferta Externa de Trabajo

En ocasiones no es posible cubrir todas las vacantes con la oferta interna (personal no adecuado, abandono de empleados…).

La organización deberá buscar en el mercado de trabajo externo la persona adecuada para el puesto que se desea cubrir, por lo que, para conocer el mercado, se lleva a cabo un análisis de los factores a tener en cuenta.

Etapa III: Desajustes de la Oferta-Demanda

Exceso en la Oferta de Personal (+ trabajadores de los necesarios)

• Amortización de puestos.
• Reducción salarial o de jornada.
• Jubilación anticipada voluntaria.
• Trabajo compartido.
• Despidos.

Defecto en la Oferta de Personal

• Nuevas políticas: reclutar, análisis de puestos, movimientos internos.
• Formación y reciclaje de personal a largo plazo para adquirir conocimientos, capacitación.
• Trabajadores a tiempo parcial y temporales.
• Reclutamiento externo.
• Subcontratación.

Oferta Igual que la Demanda de Trabajo

• Sustitución de ceses desde dentro o desde fuera.
• Transferencias internas o reajustes.

Etapa IV: Elaboración de Planes de RR. HH.

Documentación a través de los planes, los pronósticos realizados respecto a qué se debe hacer, cómo y cuándo.

Podemos clasificar los planes de recursos humanos en tres tipos:

• Planes estratégicos: adquisición, desarrollo o eliminación de competencias.
• Planes alternativos: que cubran situaciones que los planes a largo plazo no hayan podido predecir.
• Planes funcionales: planes a medio y corto plazo. Acciones operativas a realizar para que el plan estratégico de RR. HH. sea un éxito.

El Sistema de Información de Recursos Humanos

Los SIRH recopilan, registran, almacenan y recuperan datos de RR. HH. de la organización. Debe garantizar la seguridad y confidencialidad.

Objetivo: Facilitar al departamento de RR. HH. el logro de objetivos a corto, medio y largo plazo, ofreciendo información tanto a nivel operativo como estratégico.

Elementos

• Hardware
• Software

Usos Múltiples de los SIRH

• Equidad salarial.
• Nóminas.
• Organigrama.
• Seguridad e higiene.

Preguntas Tipo Test

Los sistemas de información PEOPLE NET, herramienta diseñada para la gestión de recursos humanos de la empresa BIMBO/PROSEGUR:

• Mejorar la comunicación y colaboración en todas las áreas de la empresa.
• Centralizar la información en el departamento de personal.
• Permitir un acceso más generalizado e inmediato a la información de distintas áreas de la organización.

Análisis y Diseño del Puesto de Trabajo

Dentro de los procesos básicos, lo primero que hay que hacer es recopilar información para analizar y posteriormente diseñar los puestos de trabajo. Es importante este aspecto, ya que, si el puesto de trabajo no está bien diseñado, lo demás estará encadenado y no funcionará.

Concepto de Análisis del Puesto de Trabajo

Debemos conseguir información, analizarla y diseñarla (Concepto de puesto de trabajo, explicación de la obtención de la información, diseño y rediseño de puestos…).

Términos asociados con el término puesto de trabajo:

• Tareas: elementos básicos del trabajo.
• Obligaciones: engloban una o más tareas, dependiendo del trabajo, significativas para la realización del trabajo.
• Responsabilidad: está por encima de la obligación. Engloba una o más obligaciones que identifican y definen la razón de ser del puesto de trabajo.

Es un proceso sistemático (sigue una serie de etapas relacionadas que se repiten) de recopilación de información (se necesita saber qué se necesita del empleado – habilidades / competencias / conocimientos del empleado).

Concepto de Análisis y Puestos de Trabajo

Proceso a través del cual la empresa recopila y analiza la información sobre el puesto de trabajo con la intención de identificar las tareas, obligaciones y responsabilidades del mismo, de manera que somos capaces de pasar a selección para elegir el perfil de la persona que lo va a ocupar.

Proceso de Realización del Análisis de Puestos (Proceso Sistemático)

Etapa I: Objetivos del Análisis

El APT (análisis de puestos) ofrece un resumen de los deberes y responsabilidades de un trabajo, su relación con otros puestos, los conocimientos y las habilidades que requiere, y las condiciones laborales en las cuales se lleva a cabo. Los propósitos son dar respuesta a seis preguntas claves:

• ¿Qué tareas físicas y mentales debe llevar a cabo el empleado?
• ¿Cuándo debe terminarse el trabajo/tarea?
• ¿Dónde se debe de llevar a cabo el trabajo/tarea?
• ¿Cómo se realiza el trabajo/la tarea el empleado?
• ¿Por qué se realiza el trabajo/tarea?
• ¿Qué cualidades son necesarias para llevar a cabo el trabajo/tarea?

Etapa II: Delimitación del Análisis

• Decidir qué puestos se van a analizar (Diseñar si es un nuevo puesto o rediseñar un puesto ya creado).
• Decidir en qué periodo se va a realizar el estudio. Un APT se debe llevar a cabo en tres ocasiones:
  • Cuando se crea una nueva empresa y el ATP se realiza por primera vez.
  • Cuando se crean nuevos puestos debido a nuevas necesidades (problema en empresa actual. EJ: community manager).
  • Cuando los puestos cambian de manera significativa como resultado de la aplicación de nuevas tecnologías, métodos, procedimientos o sistemas (problema muy grande; rediseño).
• Decidir quién lo realizará.

Etapa III: Análisis de Puestos

Recopilación de la Información

• Reunir datos sobre actividades laborables, conductas, condiciones laborables y características y capacidades humanas necesarias.
• Repasar la información con las personas que ocupan el puesto para confirmar datos, corregir errores, etc.
• Fuentes de información para la recogida de datos (de dónde sacamos los datos).

Analizar la Información

Tan importante es obtener información, como analizarla para que sea útil y alcanzar los objetivos: Técnicas para el análisis de información.

Fuentes de Información para el Análisis de Puestos de Trabajo

Técnicas de Análisis de Información para el APT

• Análisis del inventario de tareas

  Se realiza a través de cuestionarios personalizados y que me permite realizar (A) una descripción de puestos de trabajo y (B) evaluar ese rendimiento.

• Técnica de incidentes críticos

  Se lleva a cabo cuando se produce un incidente. Comprobar qué ha creado ese accidente, analizar qué ha fallado y tomar medidas para controlarlo y arreglarlo. Por eso hay que describir los comportamientos de trabajo, así sé cuáles tengo que aumentar o disminuir (A) fomentando con una recompensa o (B) formando más al trabajador.

• Cuestionario de análisis de posición (CAP)

  Cuestionario para determinar el grado el que cada componente está integrado en una tarea. Se aplica cuando es un puesto importante y no rutinario (contexto social).

• Análisis funcional del trabajo

  Se habla de puesto rutinarios porque se centra en cómo se desarrolla la tarea (qué se hace, métodos y técnicas, personas asignadas). Se utiliza en el sector público en tareas repetitivas.

• El Plan Hay

  Cuando se quiere recoger aspectos relacionados con la dirección y con ciertas tareas. Se hace una entrevista con el directivo para conocer distintos aspectos (hasta dónde llega su responsabilidad…).

Etapa IV: La Descripción y la Especificación del Puesto de Trabajo

Documentos que recopilan las conclusiones del estudio:

• Descripción del puesto de trabajo (resultado del ATP): es el documento que recoge la información relativa a cada puesto en relación con las tareas, obligaciones y responsabilidades. No existe un formato estándar. Se suelen incluir 3 aspectos:
  • Identificación del puesto.
  • Resumen del puesto de trabajo.
  • Obligaciones y responsabilidades del puesto.
• Perfil del puesto de trabajo: documento donde se recoge la información relativa a las características que debería de tener la persona que lo ocupa para que pueda desempeñarlo adecuadamente (características humanas: experiencia, capacitación, habilidades físicas, y mentales).
• Profesiograma: es un documento que recoge las especificaciones del cargo y la cualificación mínima exigida: capacidades y conocimientos necesarios, formación, aptitudes, competencias y capacidades y la experiencia previa.

Etapa V: Diseño y Rediseño de Puestos de Trabajo

Diseño del Puesto de Trabajo

Actividad que deriva del APT. Diseñar un puesto significa establecer cuatro condiciones fundamentales Chiavenato:

• El contenido del puesto (Tareas u obligaciones que desempeña su ocupante).
• Métodos y procedimientos de trabajo (Cómo efectuar ese conjunto de tareas u obligaciones).
• Responsabilidad (a quién reporta esto. La relación con su jefatura).
• Autoridad (a quién supervisa o dirige el ocupante del puesto).

Etapa VI: Nuevas Tendencias en el Análisis del Puesto de Trabajo

Análisis de puestos orientado al futuro, por Internet y basado en competencias.

Existen dos principios básicos: flexibilidad y trabajo en equipo, que si se cumplen podremos hablar de multifuncionalidad.

Teletrabajo El teletrabajo es el trabajo que se realiza desde casa. Es menos presencial.

Algunas de sus ventajas son: – Conciliación de la vida familiar y laboral. – Planificación de tu propio horario (permite organizar el tiempo de una manera que satisfagas todas tus tareas). – Ahorro de transporte y tiempos muertos. – Menor impacto medioambiental.

Algunos de los inconvenientes son: – Falta de interacción con los compañeros (EJ: brainstorming…). – Falta de desconexión del trabajo.

Rediseño del Puesto del Trabajo

Persigue la mejora a través de aspectos tecnológicos y humanos para alcanzar más eficiencia organizativa y satisfacción laboral del empleado.

Técnicas de Rediseño de Puestos de Trabajo